Uw privacy is belangrijk voor de Stichting WON. In deze verklaring wordt uitgelegd welke gegevens wij verzamelen, met welk doel, hoe wij u gegevens beschermen en welke rechten u hebt. De Stichting WON gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens conform de huidige wet- en regelgeving.
Op deze bepalingen is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze bepalingen.

1         Wie is Stichting WON?

De Stichting WON (Stichting Welzijn Ouderkerk en Nederlek) is een welzijnsstichting gevestigd aan de Talmastraat 1 te Lekkerkerk. Wij leveren informatie en advies, diensten, activiteiten, vrijwilligers-management en mantelzorgondersteuning. Dit vormt de kern van onze dienstverlening. Hierbij wordt uiterst zorgvuldig omgegaan met de persoonsgegevens van onze klanten. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt.

1.1       Wat verstaat Stichting WON onder verwerking of bewerking van persoonsgegevens?

Hieronder verstaat Stichting WON: een verwerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, zowel fysiek als digitaal vastgelegd. Het verwerken/bewerken van gegevens omvat het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

De Stichting WON baseert iedere verwerking op een van de wettelijke grondslagen:
– Toestemming
– Overeenkomst
– Wettelijke plicht
– Vitaal belang
– Gerechtvaardigd belang

Belangrijk: als u als klant of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt daartoe deze Privacyverklaring aan uw medewerkers geven.

1.2       Wie is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in de zin van de AVG[1]?

Indien Stichting WON verwerkingsverantwoordelijke is, is de klant verplicht de AVG of andere wet- of regelgeving inzake verwerking of bewerking van persoonsgegevens na te leven.
Voor zover wij persoonsgegevens laten verwerken via een derde, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde sub-verwerker. Met deze sub-verwerkers zijn formele overeenkomsten afgesloten.

2         Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie over een natuurlijke persoon die in het kader van de overeenkomst voor dienstverlening wordt verwerkt. Een natuurlijke persoon is een persoon die direct of indirect herleidbaar kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van persoonlijke gegevens zoals onder andere een naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer een identificatienummer, locatiegegevens, email.

3         Van wie heeft Stichting WON persoonsgegevens?

De klant (cliënten, medewerkers, vrijwilligers, burgers, mantelzorgers, netwerkpartners, gemeente) is diegene met wie Stichting WON een mondelinge en/of schriftelijke overeenkomst voor dienstverlening is aangegaan. Stichting WON alleen of samen met anderen bepaalt altijd het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens; hierbij worden de wettelijke grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens als leidend gehanteerd.

Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, vrijwilligers, stagiaires of ZZP’ers bij Stichting WON geldt hetzelfde als voor klanten met dien verstande dat in plaats van de opdracht tot dienstverlening moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de vrijwilligersovereenkomst, de stageovereenkomst, de inleenovereenkomst of de managementovereenkomst. Ook voor het bewaren van hun persoonlijke gegevens hanteert Stichting WON de wettelijke bewaartermijnen.

4         Ik ben geen klant maar Stichting WON heeft wel persoonlijke gegevens van mij

Naast onze klanten verwerkt Stichting WON ook persoonlijke gegevens van leveranciers, relaties, sollicitanten, stagiaires en uiteraard onze eigen medewerkers. Ook als u de website van Stichting WON bezoekt verstrekt u in sommige gevallen persoonsgegevens. In zijn algemeenheid geldt dat de bepalingen die hieronder staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die Stichting WON verwerkt van deze personen. Afwijkende bepalingen voor deze personen komen verderop aan de orde.
Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw cliënten/medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw cliënten/medewerkers hierover te informeren. U kunt deze Privacyverklaring aan uw cliënten/medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.

5         Welke persoonsgegevens verwerkt Stichting WON?

In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit kunnen gegevens zijn zoals:
– Naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht
– Adres en woonplaats
– Emailadres en telefoonnummer
– Geboortedata
– BSN nummer en IBAN nummer
– Contactinformatie: wanneer, met wie, waar en waarover
– Kopie paspoort, ID-kaart, rijbewijs
– VOG

De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Mocht het om een bijzondere reden noodzakelijk zijn, dat wij bijv. medische informatie moeten vastleggen, dan zullen wij dit specifiek met de klant opnemen.

5.1       Hoe gaat Stichting WON om met aansprakelijkheid?

De klant staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens conform onze overeenkomst van dienstverlening en deze bepalingen niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van andere betrokkenen zoals familie of medewerkers.
Stichting WON is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de klant niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De klant vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de klant.

De in een opdracht van dienstverlening en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals hier opgenomen, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze privacyverklaring en/of de opdracht tot dienstverlening nooit tot overschrijding van de beperking kan leiden.

6         Hoe verwerkt Stichting WON persoonsgegevens?

Stichting WON verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op de manier die zij met de klant heeft afgesproken of vanuit de wet noodzakelijk is. Dit verwerken doet de Stichting WON niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk. De verwerking vindt plaats volgens de afspraken met de klant, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen. Indien naar onze mening, een inbreuk wordt gemaakt op de AVG stellen wij de klant daarvan onmiddellijk in kennis.

Als verwerkingsverantwoordelijke zal Stichting WON de gegevens verwerken zoals zij dat juist acht als deskundige en in het licht van de overeengekomen opdracht. De klant dient er dan voor te zorgen dat hij voldoet aan de op hem als verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en dient zich te houden aan de afspraken die we hebben gemaakt in de opdracht tot dienstverlening.

U als klant bent wettelijk verplicht de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. Stichting WON zorgt ervoor dat zij voldoet aan de op Stichting WON van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.

6.1       Verstrekken aan derden

Stichting WON verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven.

Wij kunnen ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verlenen wij onze medewerking.
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EU), tenzij wij hierover met de klant andere afspraken hebben gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.

7         Hoe lang bewaart Stichting WON gegevens?

Stichting WON bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, als de opdracht wordt beëindigd, tenzij gezamenlijk een langere termijn is overeengekomen, of dit om postcontractuele redenen noodzakelijk is. Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor de medewerkers geldende beroeps-en gedragsregels met betrekking tot verwerking en het bewaren van persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. In de meeste gevallen is deze wettelijke plicht 2, 7 of 10 jaar.

7.1       Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

Stichting WON zorgt ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele sub-verwerkers. Wij beperken de toegang van onze medewerkers, waar mogelijk, tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er ook voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen andere verwerkers (sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die sub-verwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan Stichting WON wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele sub-verwerkers.

7.2       Hoe gaan wij om met inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens?

Voor zover mogelijk voldoet Stichting WON aan schriftelijke verzoeken om inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar Stichting WON heeft te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor.

Als wij een schriftelijk verzoek krijgen om specifieke persoonsgegevens ter beschikking, te stellen, te rectificeren of te verwijderen, dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie en/of persoon. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de klant mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Wij zullen ook met de klant overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.

7.3       Beëindiging en teruggave/vernietiging persoonsgegevens

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. Stichting WON kan echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren. U kunt dit schriftelijk bij ons aangeven.

7.4       Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons onrechtmatig is.

7.5       Recht op dataportabiliteit

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft vertrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machine leesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt. Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met de manier van overdragen.

8         Welke beveiligingsmaatregelen hanteren wij?

Stichting WON heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens, de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen

Stichting WON biedt passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen, dit om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Naast het beveiligen van systemen willen wij ook dat binnen onze organisatie niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen met klantgegevens zijn enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Als de klant de manier waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven, wil laten inspecteren door een onafhankelijk deskundige, dan kan hiertoe een verzoek worden gedaan. Wij zullen hierover samen met de klant afspraken maken. De kosten van een inspectie c.q. audit zijn voor rekening van de klant. De klant stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.

 9         Hoe hanteert Stichting WON de geheimhoudingsplicht?

Stichting WON houdt verkregen persoonsgegevens geheim en verplicht haar medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Medewerkers nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens bovendien geheimhouding in acht zoals deze geldt op basis van hun eventuele beroeps-en gedragsregels. Stichting WON heeft dit binnen de arbeidsovereenkomst-afspraken formeel geregeld.

10    Hoe gaat Stichting WON om met datalekken?[2]

Stichting WON heeft een e-mail adres ingesteld waarop klanten, medewerkers, sub-verwerkers en derden incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek zijn. Stichting WON pakt meldingen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 72 uur, op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Stichting WON te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken. Indien Stichting WON zelf een incident constateert, dan zal direct de meldingsprocedure worden gevolgd en de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd worden.

Voornoemd e-mail adres is: info@stichtingwon.nl en tevens verzoeken wij u ook uw directe contactpersoon binnen Stichting WON een kopie van uw mail te zenden naar zijn of haar persoonlijke e-mailadres.

11    Aanvullingen en wijzigingen privacyverklaring

Stichting WON zorgt ervoor dat deze privacyverklaring actueel is en past de bepalingen van deze verklaring – indien nodig – aan. Indien deze bepalingen significante wijzigingen of aanvullingen ondergaan vanwege nieuwe of gewijzigde wetgeving zal Stichting WON haar klanten hierover informeren.

12    Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit persoonsgegevens (AP) bij het vervullen van haar taken.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ  Den Haag
Tel.: 088 – 1805 250

13    Hoe gaat Stichting WON om met cookies en klikgedrag?

Stichting WON maakt op haar website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Stichting WON heeft hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

13.1  Instellen klikgedrag

Als u niet wilt dat Stichting WON uw klikgedrag gebruikt om algemene bezoekgegevens te verzamelen, dan kunt u dit instellen door op de knop “cookies weigeren” te klikken.

14    Heeft u vragen?

Bij vragen kunt u contact opnemen met Stichting WON

Stichting WON
Talmastraat 1
2941 GS  Lekkerkerk
0180 – 522 045 (bereikbaar op werkdagen van 9 tot 12 uur)
info@stichtingwon.nl

[1] AVG is de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de WBP per 25 mei 2018.

[2] Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden,  opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.